Berichtserstellung mit pdv-beas3

Excel-Berichte aus Datenbanken generieren und verteilen

pdv-beas3 kombiniert die sichere Datenhaltung in Datenbanken mit der Funktions- und Gestaltungsvielfalt von Microsoft Excel. Mit nur wenigen Klicks können Sie Informationen aus unterschiedlichen Quellen in ansehnlichen Berichten zusammenführen, verwalten und unter Berücksichtigung umfassender Benutzerfreigaben zum Schutz sensibler Daten unternehmensweit verteilen.

pdv-beas3

Was bietet Ihnen pdv-beas3?

  • Berichte auf Basis ansprechender Excel- und Word-Vorlagen
  • Datenübernahme aus externen Datenbanken, Abfragen auch ohne SQL-Kenntnisse
  • Komfortables, assistentengestütztes Erstellen der Excel-Vorlagen
  • Integrierte Funktionen zur Datenverdichtung, Datentransformation und Statistik
  • Echtzeitnahe Auswertung durch direkten Zugriff
  • automatisierte Berichtserstellung (zeit- oder ereignisgesteuert)
  • Individuelle Ordnerstrukturen zur Verwaltung der Berichte
  • E-Mail-Versand an spezifizierte Benutzer oder Benutzergruppen
  • Benutzerfreigaben für verschickte und archivierte Berichte
  • Chronik über Änderungen an hinterlegten Daten
  • Optimal zur Integration in bestehende Umgebungen

 

 

In jedem Unternehmen existieren Datenmengen aus unterschiedlichsten Datenquellen. Der erste und wichtigste Schritt ist, die Daten in Strukturen zu erfassen, die sich durch Standardabfragen auslesen lassen.

SQL (offizielle Aussprache [ɛskjuːˈɛl], oft aber auch [ˈsiːkwəl] nach dem Vorgänger SEQUEL; auf Deutsch auch häufig die deutsche Aussprache der Buchstaben) ist eine Datenbanksprache zur Definition von Datenstrukturen in relationalen Datenbanken sowie zum Bearbeiten (Einfügen, Verändern, Löschen) und Abfragen von darauf basierenden Datenbeständen. (Quelle: Wikipedia)

Inhalte jeder Datenbank, in der Daten in (Tabellen-)Strukturen vorliegen, die untereinander in Relationen/Beziehungen stehen, können durch die Sprache SQL abgefragt werden. Darin besteht der große Unterschied zu MS Excel, wo in den Arbeitsblättern zwar ebenfalls Daten tabellarisch erfasst sind, diese jedoch nicht einfach aus anderen Programmen ausgelesen oder für andere Fragestellungen genutzt werden können. Jede neue Anforderung an diese Daten bedingt das Kopieren und Neustrukturieren in neuen Arbeitsblättern. Je größer die Datenmenge und die darauf basierenden Auswertungen, desto mehr Arbeitsblätter, Kopien, Verknüpfungen und Varianten dieser „Dateien“ entstehen. Um dieses Dilemma eines "Excel-Dschungels" zu vermeiden, müssen Daten in Datenbanken gespeichert werden.

Datenbanken: unendlich komplex

Das Problem: während Excel mit wenig Schulungsaufwand sofort genutzt werden kann und sich das Wissen um die zahlreichen Möglichkeiten nach und nach erlernen lässt, benötigt man für den Umgang mit Datenbanken eine entsprechend tiefgehende Fachkenntnis. Hinzu kommt, dass es nur "ein Excel", aber diverse Datenbanken und -hersteller mit unterschiedlichen Oberflächen und eigener Bedienung gibt. Schlimmer: für das Anlegen, das Strukturieren der Daten und deren Verknüpfungen bis zum „Füllen“ der Datenbanken über Dialoge und (optimal) automatisierte Schnittstellen zu den Datenlieferanten (Steuerungen, andere Datenbanken, manuelle und automatisierte Erfassungen) braucht man Programmierer-Kentnisse. Hinzu kommt die Vielfalt der Hersteller - Microsoft SQL Server, Oracle Data Base, mySQL/MariaDB, Progress und viele, viele andere. Aktuell teilt sich der Markt auf in rund 30 „bekannte“ und unendlich viele spezialisierte Datenbankhersteller sowie spezialisierte Konzepte zur schnelleren Datenablage (Time Series Datenbank-Management-Systemen, in denen die Daten als Daten/Zeitabfolge gespeichert werden).

Datenauswertungen, Berichte, Anzeigen

Möchte man wiederum die Daten auswerten und als Bericht oder Visualisierung dem "normalen" Anwender zur Verfügung stellen, trifft man ebenfalls auf eine Vielzahl von Herstellern und benötigt entsprechend speziell ausgebildetes internes oder externes Personal. Zwar sind viele am Markt verfügbare Berichtswerkzeuge umfangreich und leistungsstark (man kann die Daten aus einer oder mehreren Datenbanken im Auswertewerkzeug sortieren, verdichten, zusammenfügen, weiter berechnen, hervorragend in Grafiken visualisieren und für die Ausgabe strukturieren), jedoch setzt diese „Macht“ der Werkzeuge auch für die Nutzer das Beherrschen einer hohen Komplexität voraus. Gerade Anwender, die nicht regelmässig diese Auswerte-/Reporting-Tools nutzen und das Wissen um die Handhabung permanent erweitern, tun sich mit der Anwendung schwer.

Die Lösung: pdv-beas3

Große Datenmengen aus unterschiedlichsten Datenquellen erfordern daher ein flexibles und zugleich einfaches Berichtswesen. pdv-beas3 kombiniert die sichere, oft konzernweite Datenhaltung in (vorhandenen) Datenbanken mit der Funktions- und Gestaltungsvielfalt von Microsoft Excel. So können Sie mit nur wenigen Klicks die gewünschten Informationen in aussagekräftigen Berichten zusammenführen, beispielsweise zur Überwachung und Optimierung der Produktion oder zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen.

pdv-beas3 funktioniert als Schnittstelle zwischen den Daten in Datenbanken auf der einen und der Darstellung mit Microsoft Excel auf der anderen Seite. Die Software hilft dem Anwender bei der Übernahme der in einer Datenbank oder in Messdateien abgelegten Informationen, bei der Erstellung von individuellen Dokumentenvorlagen zur Darstellung in Excel inklusive Tabellen und Grafiken sowie bei der Generierung der fertigen Berichte.

Anhand von Vorlagen definieren und gestalten Sie Inhalte und Layout der Berichte. Einmal erstellt, können Sie diese Vorlagen auf unterschiedliche Systeme (als Datenquelle) anwenden, temporär abrufen, automatisch anhand eines Zeitplanes erzeugen und per Dateiablage oder E-Mail verteilen.

Die zahlreichen Möglichkeiten von pdv-beas3 machen ein unternehmensweites Berichtswesen für große Nutzerkreise möglich, mit dem Sie die rechtlichen Anforderungen an geltende Datenschutz-Gesetze erfüllen.

Benutzer- und Rechteverwaltung

Die umfassende Benutzerverwaltung sorgt für den notwendigen Schutz sensibler Berichte. Nur Administratoren können die Berichtsvorlagen bearbeiten, was Manipulationen verhindert. Der Versand der Berichte erfolgt an spezifizierte E-Mail Empfänger bzw. Empfängergruppen, so dass vertrauliche Daten innerhalb eines bestimmten Personenkreises zugänglich sind. Ergänzend protokolliert eine Chronik alle Änderungen an den hinterlegten Daten zur späteren Nachverfolgbarkeit.

Langzeitliche Archivierung

Alle generierten Berichte werden langfristig im Berichtsarchiv verwaltet. Auch dabei werden die zuvor festgelegten Benutzerrechte berücksichtigt: der angemeldete Benutzer sieht nur jene Berichte, die für ihn freigegeben sind. So kann pdv-beas3 Management auch unternehmensweit für unterschiedliche Nutzergruppen/Abteilungen unter Berücksichtigung der firmeninternen Datenschutzvorgaben als Berichtswerkzeug eingesetzt werden.

Sonderfall Seriendruck

Eine eher wenig komplizierte, aber sehr häufige Anforderung ist die Nutzung der Daten, um damit „Dinge“ zu kennzeichnen. Für diesen Zweck kann pdv-beas3 auch für den Seriendruck von Etiketten eingesetzt werden, beispielsweise zur Beschriftung von Proben in Laboren, zur Nachverfolgbarkeit von abgefüllten Chemikalien oder zur generellen Produktbeschriftung. Die gewünschten Details – fortlaufende Nummern, Bestandteile, Prüfergebnisse etc. – lassen sich automatisch aus Datenbeständen auslesen. Auch QR-Codes, Barcodes, Warnsymbole oder Logos können berücksichtigt werden.

Berichtserstellung via Webservice

Der Aufruf der Berichte kann über einen Webservice erfolgen. Dies erlaubt eine plattformunabhängige Anwendung beispielsweise über externe Websites (ohne zusätzliche Browser- Erweiterungen) oder aus Smartphone-Apps heraus.

Weitere, umfassende Informationen zu pdv-beas3 finden Sie unter www.berichtswerkzeug.de.

 

Weiterführende Informationen

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