Entscheidend für den produktiven und erfolgreichen Einsatz einer Software-Lösung ist nicht deren möglichst gigantischer Funktionsumfang, sondern vor allem die einfache und für den Anwender logische Handhabung. Häufig bekommt die Benutzerfreundlichkeit während eines Projektes nicht annähernd die Beachtung geschenkt, die für eine erfolgreiche Lösung nötig wäre. Erfahrene Projektleiter sind an dieser Stelle ebenso gefragt wie eine offene Kooperation zwischen Kunden und Entwicklern.

Die Informationstechnologie ist in fast alle Bereiche des täglichen Lebens vorgedrungen; zahlreiche Softwarelösungen für unterschiedlichste Anforderungen – seien es nun Standardlösungen wie MS-Office oder hochspezielle Individuelllösungen zur Maschinensteuerung oder Datenverarbeitung – sollen uns bei unseren Tätigkeiten unterstützen. Ein großer Teil der Software-Entwicklungen wird vom Markt bzw. von den Anwendern jedoch nicht angenommen oder nicht effektiv eingesetzt. Dies betrifft nicht nur Standard-Applikationen mit ihrer teilweise unübersehbaren Menge an Funktionen, sondern auch teure individuell abgestimmte Lösungen, die eigentlich speziell für einen konkretes Einsatzgebiet und eine überschaubare Anwendergruppe entwickelt wurden.

Der Grund dafür liegt darin, dass zahlreiche Programme nicht intuitiv, bzw. nur mit sehr hohem Lernaufwand oder oft auch mit der Methode „Trial & Error“ vom Anwender zu verstehen sind. Zwischen den Anforderungen an das Leistungsspektrum einer Software und der Bedienbarkeit liegen oft Welten, weil letzteres – neudeutsch die Software-Usability – in der Planungsphase zu kurz kommt. Dabei ist es eigentlich ganz einfach: der Computer soll einen Anwender bei seiner Tätigkeit unterstützen. Dieses hängt nicht von möglichst vielen implementierten Funktionen ab, sondern davon, dass diese Funktionen so gestaltet sind, dass sie vom Benutzer auch sinnvoll und hilfreich verwendet werden können.

Zur Verteidigung der Softwarehersteller muss gesagt werden, dass Software-Entwicklungen fast immer unter Zeit- und Kostendruck realisiert werden. Trotzdem müssen Entwickler bei individuellen Speziallösungen häufig die Kunden mit viel Einsatz davon überzeugen, dass es sinnvoll ist, Zeit und Geld in eine vernünftige und durchdachte Bedienbarkeit der Softwarelösung zu investieren und über die Sinnhaltigkeit von Funktionen nachzudenken. Es gibt Kunden, die den Softwarehäusern mit der „Jäger und Sammler-These“ begegnen – bitte möglichst viel von allem für möglichst wenig Geld. Ob der Anwender die daraus entstehende Funktionen-Flut auch in diesem Umfang benötigt, steht häufig an zweiter Stelle. Die Qualität der Bedienerführung kann man leider nicht in „Funktionen je Euro“ bemessen.

Die Oberfläche ist zwar die alles entscheidende Benutzerschnittstelle und somit für den Erfolg oder Misserfolg einer Software entscheidend, trotzdem werden bis zu 90 Prozent der Zeit und Kosten für die funktionale Implementierung und die Datenhaltung aufgewendet. Wird zu einem späten Zeitpunkt festgestellt, dass die Benutzerfreundlichkeit zu kurz gekommen ist, so ist eine „Reparatur“ der Oberfläche meist gar nicht mehr möglich, weil beispielsweise der Fehler in der logischen Reihenfolge der Abarbeitung eines Prozesses liegt, dessen Korrektur aufgrund tief verzahnter Strukturen kaum noch möglich ist.

Usability-Experten?

Da in größeren Projekten die Softwareentwickler kaum noch mit dem Kunden in persönlichen Kontakt kommen und manchmal nicht einmal mehr das Gesamtprojekt kennen, für das sie ihre Module entwickeln, entstehen völlig neue Berufsfelder. Mittlerweilen gibt es „Usability-Experten“, in der Regel externe Test-Dienstleister, die Softwarelösungen auf eine vernünftige Bedienbarkeit überprüfen. Bei größeren Softwarehäusern ist der Rückgriff auf Usability-Experten meist der einzige praktikable Weg, Software überhaupt benutzerfreundlich zu entwickeln, vorausgesetzt das Budget und der Zeitdruck lassen dies zu. Und solch ein ausgiebiger Test mit einer vernünftigen Analyse, einer Bewertung und umsetzbaren Verbesserungsvorschlägen kann schnell fünfstellige oder in Großprojekten auch sechsstellige Eurobeträge zusätzlich verschlingen.

Der Aufwand, der getrieben werden muss, um 10, 100 oder 1.000 Softwareentwickler auf ein Ziel zu synchronisieren (beispielsweise bestimmte Betriebssysteme, Schnittstellen, Datenbanken oder Warenwirtschaftssysteme), ist gigantisch; die möglichen Reibungsverluste sind enorm. Fast alle großen Softwarehäuser haben ihre eigene Labore, in denen Usability-Tests fester Bestandteil der Qualitätssicherung sind. Da der dafür betriebene Aufwand so groß ist, kommt es immer wieder vor, dass kleinere, agile Softwarefirmen mit Entwicklerteams von weniger als 10 Beschäftigten bei professionellen Individuallösungen eine ernsthafte, preisgünstige Konkurrenz für die größeren Softwarehäuser sind. Bei großen Softwareteams ist eine gewisse Distanz zwischen Kunden, Projekt und Entwickler meist unumgänglich; bei kleineren Firmen ist der Kontakt dagegen sehr häufig zwangsläufig gegeben.

Eigentlich kann es sich heutzutage kein Softwarehaus mehr leisten, Programme an den Kunden zu bringen, ohne dabei auf software-ergonomische Kriterien zu achten. Langjährige Erfahrungen helfen dem Team der pdv-software GmbH dabei, von Anfang an bedienerfreundlich und zielgruppengerecht zu entwickeln. Allerdings ersetzen diese Erfahrung keine ausgiebigen Tests, und die finden – wenn überhaupt – in der Regel viel zu spät statt. Termine müssen eingehalten werden, ungetestete Pakete oder Module landen auf Drängen des Kunden beim Anwender und werden sofort eingesetzt. Auf diesem Weg entsteht so genannte „Bananensoftware“ – Software, die erst beim Kunden reift. Bei einer guten Entwicklung muss der Entwicklungsprozess durch Test beobachtet und müssen Defizite frühzeitig korrigiert werden. Das führt nicht nur zu zufriedeneren Anwendern, sondern spart langfristig sogar Kosten.

Der Weg zu ergonomischer Software

Wie kann erreicht werden, dass eine Software, welche die Anwender entlasten und die Produktivität steigern soll, optimal in den Arbeitsablauf eingebunden wird? Wie können die Kosten für die Einarbeitung minimiert werden? Die Antwort auf diese Fragen ist simpel: die Software muss derart gestaltet sein, dass sie dem intuitiven Verhalten des Anwenders entgegenkommt bzw. sogar genau der optimalen Abarbeitungsfolge der Tätigkeiten entspricht. Usability ist also mehr als gute Menüführung, Lesbarkeit, Farbgestaltung etc., sondern vor allem die Optimierung von Arbeitsabläufen.

Während der 25 Jahre Software-Entwicklung haben sich bei der pdv-software GmbH organisatorische Strukturen ergeben, die sicherstellen, dass unter Berücksichtigung des Finanzrahmens und der zeitlichen Vorgaben ein optimales Ergebnis für den Endanwender erreicht wird. Für jedes Projekt wird schon in der Angebotsphase ein Projektleiter benannt. Die Auswahl des geeigneten Projektleiters richtet sich nach der Branchenkompetenz der Entwickler, die in der Regel mehrere Jahre Erfahrung in branchenspezifischen Projekten gesammelt haben. Der Projektleiter für eine technische, prozessnahe Softwarelösung ist demnach ein anderer als der für eine kaufmännische Problemstellung. Darüber hinaus ist ein weiteres Kriterium für den geeigneten Projektleiter auch die Fähigkeit, mögliche Probleme auf Anhieb, d.h. bereits vor der Entwicklungsphase einschätzen und beurteilen zu können. Nicht selten sind dafür auch psychologische Fähigkeiten gefordert, wenn es z.B. um die Verknüpfung unterschiedlicher Interessen verschiedener Anwenderkreise geht, wo häufig auch zwischenmenschliche Faktoren eine Rolle spielen und sich ggf. die jeweiligen Interessengruppen in der Funktionalität und der Oberflächengestaltung einer individuell erstellen Software wieder finden wollen.

Anspruch und Wirklichkeit in der Praxis

Bei einem Beispiel aus der Praxis investierte ein Kunde in neue Software, weil das bisherige Betriebssystem oder die Hardware vom Hersteller nicht weiter unterstützt wird. Der Kunde möchte also nicht, sondern er muss seine Software umstellen. Ziel ist, dass die Software problemlos funktioniert und das Ergebnis natürlich möglichst besser, mindestens aber genauso stabil und zuverlässig ist wie in den gewohnten Jahren zuvor.

Bereits zu diesem Zeitpunkt passiert es häufig, dass sich ein hochmotivierter und qualifizierter Projektleiter zwar den Lösungsweg vor Augen hat, sich aber in persönlichen Vorlieben für bestimmte Technologien oder manchmal auch religiös anmutenden Diskussionen über Betriebssystem-Philosophien (Stichwort Microsoft contra Linux) verstrickt. In diesem Moment geht der Blick für die wesentliche Projektplanung verloren. Muss ein Kunde auf ein neues Betriebssystem migrieren, dann ist allein dieses Kriterium, dass bereits bei der Angebotsbestellung im Mittelpunkt steht und sich wie ein roter Faden durch den gesamten Projektverlauf ziehen muss. Es ist die Herausforderung an den Projektleiter, die tatsächlichen Ansprüche an die Software, d.h. den Kunden und die Anwender von der Kernlösung her zu verstehen und zu vermitteln – sowohl dem Kunden, wie auch den am Projekt beteiligten Entwicklern.

Die Sicherstellung der „Usability“ beginnt also schon mit der Angebotserstellung und führt sich fort in der Lasten- und Pflichtenheftphase bis zur Entwicklung von Modulen, Komponenten und der Oberfläche. Solange die Kernfunktionalität im Mittelpunkt steht und das Projekt nicht in Diskussionen um möglicherweise unnutzen Funktionalitäten „versumpft“, steht einem erfolgreichem Abschluss nichts im Wege.

Zwar scheint es sinnvoll, einen zentralen Ansprechpartner für die gesamte Abstimmung zu haben, aber selbst dies scheitert am Umfang mancher Projekte. Einzelne Personen können diese Vorgabe- und Kontrollfunktion nicht mehr alleine meistern. Bei der pdv-software GmbH wird daher dem Projektleiter ein Entwicklungsleiter zur Seite gestellt, der seinerseits die einzelnen Implementierungsschritte des Projektteams zu steuern hat. Auf diese Weise findet automatisch eine zweite, weniger offensichtliche Ebene der Qualitätssicherung statt: die Kontrolle über die Wartbarkeit der Software und der Einhaltung von Entwicklungsrichtlinien (Style Guides), beispielsweise bei der Oberfläche.

Vermittlung zwischen Entwicklern und Kunden

Projekt- und Entwicklungsleiter haben einen weiteren Spagat zu meistern. Sie müssen sich permanent gegen persönliche Interessen von Entwicklern und kurioserweise auch des Kunden durchsetzen. Allerdings geht es dabei nicht um Konfrontation, sondern um Vermittlung, um einen effektiven und kostengünstigen Lösungsweg zu verfolgen. Der Kunde möchte seine Software so preiswert und so schnell wie möglich haben, fordert aber auf der anderen Seite ein Höchstmaß an Qualität, Benutzerfreundlichkeit und die Einhaltung von Terminen. Der Entwickler möchte seinen eigenen Programmierstil, den er immer am effektivsten hält, beibehalten oder durchsetzen. Softwareentwickler sind in der Regel recht kreative Menschen und neigen häufig dazu, Programmen ihren persönlichen Stempel aufzudrücken, selbst bei exakt definierten Vorgaben und Entwicklungsrichtlinien. Gute Entwickler zu motivieren bedeutet auch, die Freiheit der Selbstverwirklichung bis zu einem gewissen Grad zu erlauben – das „wie“ und „was“ sind aber zu unterscheiden. Die Kontrolle der Benutzerfreundlichkeit muss daher zweimal stattfinden: einmal projektbegleitend für Teilschritte und einmal durch die abschließende Qualitätskontrolle und Überprüfung der Einhaltung von Style Guides, Definitionen in den Pflichtenheften und interner Entwicklungs- und Dokumentationsvorgaben des gesamten Projektes.

Ein weiteres wichtiges Instrument, um eine durchdachte Software-Usability sicherzustellen, ist die Einbindung von Arbeitsgruppen des Kunden selbst. Gerade bei größeren Individualentwicklungen, die später in mehreren Produktionsbereichen oder sogar in räumlich getrennten Standorten eines Unternehmens eingesetzt werden, sind aus einem repräsentativen Anwenderkreis zusammengesetzte Arbeitsgruppen ein effektiver Weg, um Fehlentwicklungen zu vermeiden. Dies hängt natürlich auch direkt mit der Qualität und dem Umfang vorhandener Pflichtenhefte zusammen. Die sachliche Definition von Funktionalitäten verläuft parallel zu frühzeitigen Tests zur Umsetzung der Vorgaben. Dies geschieht am besten direkt durch Arbeitsgruppen aus Entwicklern und Anwendern des Kunden, die Änderungen auf diese Weise dokumentieren und als Nachtrag zum Pflichtenheft an die Entwickler weitergegeben werden; umfangreichere Änderungen sind auf diesem Weg meist am günstigsten zu realisieren. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, bei der beiden Seiten akzeptieren, dass Fehler oder Missverständnisse bei komplexen Zusammenhängen auftreten können, sichert zusätzlich durch offene Diskussionen, weitere Probleme in der Anwendung der Software zu vermeiden.

Der Endanwender im Mittelpunkt

Diese Strategien erlauben es, zwischen Entwicklern und Kunden zu vermitteln und auf diesem Wege gemeinsam eine brauchbare und anwenderfreundliche Softwarelösung zu erstellen. Wenn jedoch die Lösungen auf Drängen des Kunden trotzdem mit möglicherweise unnötigen Funktionalitäten überladen sind, helfen noch so gute Projektleiter oder Arbeitsgruppen nicht weiter.

Der Kunde muss akzeptieren, dass nur jene Funktionalitäten in ihre Produkte gepackt werden sollten, die der Endanwender auch erwartet bzw. die ihm wirklich weiterhelfen. „Kontakt zur Basis“ ist enorm wichtig, und die Anwender sollten nicht erst mit dem fertigen Produkt konfrontiert, sondern bereits bei der Planung und Implementierung hinzugezogen werden. Sicherlich ist dies nicht immer möglich; dann kommen jedoch die Erfahrungen der Projektleiter ins Spiel, die aus wenigen Arbeitsbesprechungen „erahnen“ können, was der Anwender wirklich braucht. 25 Jahre Erfahrung bei der Software-Entwicklung hat bei der pdv-software GmbH gerade bezüglich hochkomplexer, meist branchenspezifischer Software-Lösungen Spuren hinterlassen. Es steht nicht nur der Kunde im Mittelpunkt, sondern vor allem der Anwender, der von einer Software erwarten darf, dass sie seine tägliche Arbeit leichter macht.