Mit einfachen Lösungsansätzen lässt sich Microsoft Excel als professionelles Berichtswerkzeug einsetzen
Microsoft Excel ist ein mächtiges Werkzeug zur Darstellung von Informationen und wird quer durch die Branchen eingesetzt. Mit wenig Maus- und Tastenklicks bekommt man Werte in Arbeitsblätter kopiert, gefiltert, sortiert, berechnet – und als Ausgabe erhält man die erzeugten Daten als optisch ansprechende und aussagekräftige Berichte und Grafiken. Kein Wunder, dass Excel in vielen Unternehmen zu einem Werkzeug geworden ist, das so selbstverständlich ist wie ein Taschenrechner.

Wendet man Excel professionell an, so lernt man auch die Komplexität kennen, die hinter diesem Tool steckt – eine Schattenseite, die jeder Anwender kennt. Was sind Originalwerte, was berechnete Werte? Was wurde ursprünglich mit welcher Zelle oder welchem Arbeitblatt verknüpft? Wurden Werte oder Formeln nur kopiert oder aus anderen Berechnungen völlig neu zusammengesetzt? Eine Berechnungsformel hat sich geändert und ist über x Arbeitsblätter in diversen Zellen kopiert und zugewiesen worden - wie finde ich alle Formeln wieder und erwische ich wirklich alle? Warum taucht plötzlich doch eine falsche Formel wieder auf, die doch schon in einem anderen Arbeitsblatt berichtigt wurde? Hat man eigentlich die richtige Version des Arbeitsblattes vor sich? Und überhaupt – wo befindet sich diese verdammte Datei mit diesem Ausreißer in den letzten Quartalszahlen, die man doch schon fertig hatte…?

Ein generelles Problem von Excel ist, dass es kein vollständiges Berichtswerkzeug (wie z.B. Crystal Reports) darstellt und schon gar nicht zur Datenhaltung konzipiert wurde. Excel ist und bleibt „nur“ ein extrem mächtiges Auswertewerkzeug. Wer Excel jedoch beherrscht und lieb gewonnen hat, missbraucht dieses Werkzeug bewusst oder auch unbewusst – als Datenbankersatz (mit der Limitierung von 64.000 Zeilen/Arbeitsblatt) und als zentrales Berichtswesen.

Die logische Folge ist ein ausuferndes und kaum zu beherrschendes Dateiuniversum, in dem weder die Historie verfolgt noch die Korrektheit der Daten gewährleistet werden kann.

Lösungsansätze

Analysiert man objektiv die Stärken und Schwächen von Excel, bieten sich schnell überraschend einfache Lösungswege an, um auf Basis von Excel die Anforderungen an eine professionelle Datenhaltung zu erfüllen – inklusive der Einhaltung entsprechender IT-Richtlinien, einer sauberen Struktur und vor allem der Nachverfolgbarkeit der Daten. Hinter diesem Ansatz stecken folgende Eckpunkte:

Statt beliebig in unkoordinierten Arbeitsblättern werden die Daten über Eingabemasken erfasst. Dies führt bereits bei der Eingabe zu eindeutigen, definierten Strukturen und Inhalten. Als Nebeneffekt können bereits vorab erste Verletzungen von Plausibilitätsgrenzen erkannt und somit eliminiert werden.

Die eindeutigen Strukturen machen es möglich, die Daten in einer Datenbank zu halten – mit allen Vorteilen, von der Verfügbarkeit bis zur Datensicherheit. Nebenbei spielt dieser Aspekt auch eine wichtige Rolle bei der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften.

Ein Abfragegenerator ermöglicht es dem Anwender, gezielt spezielle Daten beispielsweise für einen Monatsbericht aus der Datenbank direkt in ein gewünschtes XLS-Format zu übertragen. Nebenbei kann damit auch der Zugriff auf die Daten nach Kriterien geschützt werden, um sensible Daten generell abzuschirmen oder gesetzliche Datenschutzauflagen zu erfüllen.

Versions-, Historien- und Benutzerverwaltung

Ist dieser Weg beschritten, so ergeben sich die weiteren Möglichkeiten fast von allein. Die strukturierte Speicherung in einer Datenbank bietet flexible Schnittstellen, um Daten mit anderen Applikationen austauschen zu können. Regelmäßige Berechnungen, welche beispielsweise als Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Auflagen nötig oder entscheidend für die Qualitätssicherung im Unternehmen sind, gehören in die Datenbank und können dort per Automatismus ausgeführt werden. Zudem ergibt sich die Möglichkeit, alle Daten (nicht nur die Berichte) zu historisieren und zu versionieren - und Änderungen komfortabel zurückverfolgen zu können, ohne einem Berg von Arbeitsblättern durchsuchen zu müssen.

Befinden sich die Formeln in der Datenbank, kann man sich auf die Berechnungen verlassen, da bereits einmal verifizierte Formeln immer funktionieren. Für regelmäßige Berichte (z.B. monatliche Qualitätsberichte) wird nur einmal eine Vorlage erstellt, die dann für jeden Bericht zur Verfügung steht; anstatt wie gewohnt den alten Qualitätsbericht zu kopieren, das Datum anzupassen und ggf. noch alle Daten manuell herauszusuchen und in Excel zu übertragen, übernimmt das System diese Aufgaben – zuverlässiger, präziser und schneller, als es selbst der geübte Anwender leisten könnte. Und sollten Änderungen an den Berechnungen nötig sein, so müssen diese nur einmal durchgeführt werden; selbst der Aufwand für die Anpassung und Erstellung eines neuen, ähnlichen Berichtes ist nur noch gering.

Die Nachteile von Excel – wie z.B. die maximale Größe der Arbeitsblätter – können ebenso als Chance genutzt werden. Beispielsweise können Aggregationsprozesse in der Datenbank die notwendigen Daten vorberechnen oder umsortieren, so dass durch die Verdichtung der Datenzugriff im Endeffekt sogar schneller wird – das Contra-Argument wandelt sich in einen Vorteil um.

Sind die Strukturen und die Anforderungen an die Berichte eindeutig spezifiziert, kann und sollte man über ein erweitertes Berichtswesen mit Excel nachdenken – über Verbesserungen, welche die gesamten Arbeitsabläufe sicherer, einfacher und somit kosteneffizienter machen. So lassen sich dank zahlreicher positiver Nebeneffekte organisatorische Abläufe optimieren, wie z.B. durch eine spürbare Zeiteinsparung dank weniger Suchzeit oder durch effektivere Dateneingaben. Und nicht zuletzt lässt sich das gesamte Berichtswesen in ein Sicherungskonzept einbinden, inklusive Benutzerverwaltung mit Zugriffskontrolle für sensible Daten oder bereits archivierte Berichte.

Fazit

Aufgrund der zahlreichen realisierten Projekte, die Excel als Berichtswesen integrieren, verfügt die pdv-software GmbH bereits über viele anpassbare Lösungen, die branchenspezifische Herausforderungen bewältigen konnten. Für den Datenzugriffsschutz (wer darf welche Daten sehen?), dem Schutz vor Manipulationen und für die automatisierte Berichtsverteilung sind meist individuelle Konzepte erforderlich, die jedoch ebenfalls aus fertigen Komponenten erstellt werden können

Was die Bearbeitung und Darstellung von Zahlen betrifft, kennt der Funktionsumfang von Excel ohnehin fast keine Grenzen. Aber erst in Kombination mit den oben genannten Möglichkeiten wird Excel zu einem Berichts- und Auswertewerkzeug, das weit über die Leistungsgrenzen der Berichte normaler Standardapplikation hinausgeht.