Die Auswertung von Daten aus Datenbanken ist Sinn jeder Datenhaltung. Erst durch erzeugte Berichte werden Fakten geschaffen. Daten werden in Form aufbereiteter Tabellen und Grafiken für die Optimierung, Überwachung und die Erfüllung gesetzlicher Auflagen verfügbar gemacht – seien es nun Produktions- oder Verarbeitungsprozesse oder Berichte zur Information von Kunden und Vorgesetzten. Diese Aufbereitung stellt gleichermaßen hohe Ansprüche an die Flexibilität der Auswertung und an die optische Darstellung. Hierfür existieren hervorragende Standardlösungen wie z.B. Crystal Reports oder auch – mit  Einschränkungen – Microsoft Excel. Eine häufige Anforderung besteht darin, werksübergreifend Berichte (Störungs-, Schicht-, Tages-, Wochen-, Monat-, Jahresberichte uva.) automatisiert zu erstellen und elektronisch zu verteilen, um  so ein dynamisches Berichtswesen mit minimalen personellen Aufwand aufzubauen.

Das Berichtserstellungs- und Auswertungssystem PDV-BEAS II ist ein Berichtswerkzeug, das die konzernweite Verwaltung von Berichten und Berichtsvorlagen mit der mächtigen Funktionsvielfalt von Microsoft Excel zur Darstellung der Daten kombiniert und darüber hinaus auch andere, mit anderen Werkzeugen erstellte Berichte verteilt und verwaltet.

Speziell in Verbindung mit MS-Excel werden Berichte aus frei definierbaren Vorlagen heraus generiert. In einer Vorlage ist vorgegeben, welche Informationen aus dem Datenbestand abgefragt werden und wie der spätere Bericht aussehen soll. Diese Vorlagen werden in einer einheitlichen Ablage verwaltet, mit der sich z.B. Organisations- und/oder Werksstrukturen abbilden lassen.

Als Datenbasis dienen im Allgemeinen beim Kunden vorhandene Oracle-Datenbanken (eine Portierung für den SQL-Server befindet sich derzeit in einer Testphase). Die Zustellung der Berichte - einzeln oder in Form ganzer "Berichtspakete" - erfolgt zeitgesteuert entweder per E-Mail direkt in das Postfach vordefinierter Empfänger, auf ein Netzwerklaufwerk mit vorgegebenen Zugriffsrechten oder wird über Sharepoint-Services im Intranet verteilt. Ebenso hat der Anwender die Möglichkeit, abhängig von seinen Rechten selbst vordefinierte Berichte zu abonnieren und in einer persönlichen Ansicht zu betrachten. Auf diese Weise können sich beispielsweise Produktionsleiter einen Überblick über die Abläufe des vergangenen Tages verschaffen - automatisiert, verlässlich und auf die Daten beschränkt, die für ihn persönlich relevant sind.

Im System selber steht eine leistungsfähige Suchfunktion zur Verfügung, die auch eine einfache Betrachtung historischer Berichte möglich macht. Überwacht wird der Zugriff auf ggf. unternehmenskritische Daten durch einen effektiven Zugriffsschutz; nur wer die entsprechenden Rechte besitzt, kann die für ihn vorgesehenen Berichte einsehen.

Der Einsatz von Microsoft Excel zur Präsentation der Berichte ist nur eine Variante neben Berichtswerkzeugen wie Crystal Reports oder List & Label; die Integration anderer Tools ist optional. Mit Excel stehen Ihnen alle bekannten Funktionalitäten der Tabellenkalkulation zur Verfügung, und die weit verbreitete Akzeptanz des Office-Produktes macht die Handhabung der Berichte für den Anwender besonders leicht. Außerdem lassen sich die ausgewerteten Daten je nach vergebenen Rechten bei Bedarf einfach weiterverarbeiten.

PDV-BEAS II im Detail: Ablagen und Vorlagen

Sowohl die Berichte als auch die Vorlagen werden in einer zentralen Berichtsablage - vergleichbar mit den hierarchischen Dateiordnern von Windows - abgelegt. Auf diese Weise lassen sich die Berichte nach persönlichen Ordnungskriterien - beispielsweise anhand von Werksstrukturen - verwalten.

Die Erstellung der Vorlagen ist Anwendern mit entsprechenden Rechten vorbehalten. Dank der Vorlagen ist nur ein einmaliger Aufwand nötig, um dauerhaft Berichte für ähnliche Auswertungen wiederverwenden zu können. Zum Erzeugen eines endgültigen Berichtes ist anschließend lediglich noch auszuwählen, welche Vorlage verwendet und mit welchen Parametern (z.B. Auswertezeitraum) der Bericht erstellt werden soll. Für ähnliche Auswertungen mit wenigen Unterscheidungen braucht eine Vorlage nur kopiert und geringfügig angepasst werden.

Eine Vorlage besteht aus zwei Komponenten: der Datenzusammenstellung und der Layoutdefinition. In der Datenzusammenstellung werden eine oder mehrere Datenbankabfragen definiert, mittels denen die grundlegenden Inhalte für die Auswertung zur Verfügung gestellt werden. Die Definition dieser Abfragen erfolgt über einen integrierten Abfragegenerator, mit dem sich Datenbankabfragen entweder designergestützt oder manuell durch Eingabe von SQL-Statements erstellen lassen.

Die Layoutdefinition einer Vorlage bestimmt das Aussehen des späteren Berichtes, d.h. sie legt fest, welche Informationen angezeigt, wie diese angeordnet und welche Formatierungen angewendet werden. Bei der Integration der Inhalte der Datenbankabfragen in die Layoutdefinition hilft ein Excel-Editor, der alle Informationen, die durch die Abfragen zur Verfügung stehen, in einer übersichtlichen Baumstruktur zusammenfasst. Somit kann der Anwender einfach per Drag & Drop die einzelnen gewünschten Informationen in seine Layoutdefinition integrieren und sich seinen Bericht "zusammenklicken". 

Excel als maßgeblicher Baustein

Zwar lassen sich mit PDV-BEAS II Berichtsvorlagen unterschiedlicher Typen (Crystal Reports, div. Grafiken etc.) erstellen, jedoch entfaltet die Software erst in Kombination mit Microsoft Excel vollends ihre Möglichkeiten. Beim Einsatz von Excel stehen Ihnen alle Funktionalitäten, die Excel zur Gestaltung und Auswertung von Haus aus bietet, zur Verfügung. So lassen sich beispielsweise die abgefragten Daten über eine Pivot-Tabelle transformieren oder in einem Diagramm darstellen.

Zusätzlich zur Darstellung als Pivot-Tabelle und den Funktionen zur statistischen Bewertung der Daten in Excel bietet der PDV-Abfragegenerator auch die Möglichkeit, Datenbankinformationen direkt zu transformieren und statistisch auszuwerten. Besonders interessant ist der Einsatz von Master-Detail-Beziehungen bei der Auswertung von Daten. Wird z.B. eine Auflistung aller Kunden mit deren erteilten Aufträgen gewünscht, so muss nicht für jeden Kunden eine neue Vorlage erstellt oder der Bericht neu parametriert werden. Erforderlich ist lediglich die Erstellung von zwei einfachen Datenbankabfragen sowie einer Vorlage, mit der festgelegt wird, dass zwischen den beiden Abfragen (Kundendaten und Auftragsdaten) eine Beziehung besteht. Bei der Ausführung eines Berichtes wird diese Beziehung automatisch berücksichtigt, um die gewünschten Informationen gruppiert nach den einzelnen Kunden darzustellen. Zudem ist es möglich, im fertigen Bericht für jeden Kunden dynamisch ein neues Excel-Arbeitsblatt zu generieren, obwohl in der Vorlage nur ein einzelnes Arbeitsblatt definiert wurde.

Automatische, zeitgesteuerte Berichte

Für die automatische Generierung von Berichten wird vorab festgelegt, welche Vorlage zum Einsatz kommt und für welchen Zeitraum die Daten abgefragt werden sollen (wobei dieser Zeitraum dynamisch nach der Ausführung des Berichtes angepasst wird). Der automatisch generierte Bericht kann in der Datenbank oder auf einem Netzwerklaufwerk abgelegt oder per E-Mail - als PDF, Grafik oder Excel-Datei - an einen festgelegten Empfängerkreis gesendet werden. Dank dieser Funktionalität entfällt das manuelle Erstellen von Berichten, die regelmäßig benötigt werden.

Mit diesem Funktionsumfang ist das leistungsfähige Softwarepaket PDV-BEAS II – im Zusammenspiel mit dem Abfragegenerator sowie MS Excel als Auswertungswerkzeug – einmalig am Markt. Und zweifelsohne ist PDV-BEAS II in jedem industriellen Umfeld, in dem große Datenmengen zeitnah und aussagekräftig aufbereitet über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden können, eine unerlässliche Hilfe.

Lizenzmodell

Bei PDV-BEAS II werden nur Anwender lizensiert, die selber Berichte erstellen, konfigurieren oder sie in einer persönlichen Ansicht im System sehen und verwalten wollen. Unabhängig davon können die erstellten Berichte per E-Mail oder über Intranet-Lösungen von beliebig vielen adressierten Benutzern empfangen werden. Das Basismodul beinhaltet bereits Lizenzen für fünf Anwender, die das Programm verwalten, Vorlagen einrichten und die Ablagestrukturen nutzen können. 

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